Kärnan i den ideella organisationen Swedish Welcome utgörs av åtta rådgivare som reser runt i landet och ger stöd till dess medlemmar inom besöksnäringen. Den nya it-plattformen i molnet lägger en stabil grund för deras arbete på fältet.
Swedish Welcomes arbete går ut på att skapa bättre gästupplevelser på ett sätt som bidrar till ett hållbart samhälle. Medlemmarna kan exempelvis vara pensio
nat, vandrarhem och upplevelseverksamheter såsom museer, djurparker och anordnare av kajakturer. I samband med verksamhetens bolagisering förra året implementerades en helt ny it-plattform med molntjänsterna Microsoft Office 365 och Microsoft Dynamics Online. Samtidigt bytte man sina Mac-datorer till PC med Windows 8.
"Vi behöver de här verktygen, eftersom många av oss inte bor i Stockholm och sällan är på plats på kontoret. Nu kan vi ändå vara delaktiga i möten och samtal, bland annat tack vare kommunikationsverktyget Lync", säger Nomi Szpiro, rådgivare stationerad i Göteborg.
De viktigaste anledningarna till att Swedish Welcome satsade på en helt ny it-plattform var att man behövde ett bättre it-stöd i fältarbetet och en effektiv dokumenthantering. Prenumerationen på Office 365 och Software Assurance för Windows ger Swedish Welcome möjlighet att kontinuerligt uppgradera till de senaste versionerna.
"Lösningen är enkel att administrera och har en massa bra funktionalitet. Med fast pris per användare och månad kräver den ingen stor investering i it. Det är viktigt att det är en molntjänst. Vi slipper ta hand om en fysisk infrastruktur", säger Malin Jonolf, ekonomi- och it-ansvarig på Swedish Welcome.
Office 365 är väl integrerat med Dynamics CRM Online.
"När vi besöker medlemmar använder vi CRM-systemet för att registrera bedömningar, skriva rapporter och ge dem konkreta råd. Systemet går även att använda offline vilket gör att vi inte behöver vara rädda för avbrott i internetuppkopplingarna", säger Nomi Szpiro.
Kommunikationsredskapet Microsoft Lync Online har betytt mycket för att effektivisera arbetet på Swedish Welcome.
"Alla medarbetare kan vara med på våra videomöten oavsett var de befinner sig. Detta minskar medarbetarnas resande, vilket sänker kostnader och ger miljömässiga fördelar i vår egen verksamhet, säger Malin Jonolf.
Vid ett tillfälle deltog Nomi Szpiro på ett veckomöte via Lync i sin mobiltelefon när hon satt på en spårvagn i Göteborg.
"Det är ett bra exempel på hur våra användare anammar den moderna funktionalitet som plattformen tillhandahåller", säger Malin Jonolf.
I SharePoint Online som ingår i Office 365 har man byggt ett intranät med dokumentcenter och ett antal projektplatser, både för internt bruk och samarbete med externa personer. och har fått en bra dokumenthantering. Till skillnad mot tidigare kan Swedish Welcome jobba med versionshantering och fler medarbetare kan arbeta i samma dokument samtidigt. Det ökar effektiviteten.
Verksamheten expanderar. Antalet medlemmar ökar kraftigt. Nästa år kommer flera nya rådgivare anställas.
"Verktygen i vår it-lösning är oerhört viktiga för det fortsatta arbetet och för att trygga vår framtida expansion", avslutar Malin Jonolf.
Implementeringen av Office 365 skedde med hjälp av partnern IT-Hantverkarna (en del av Dustin) som också ger företaget användarsupport. För CRM-implementeringen tog man hjälp av Acando.
Kort om Swedish Welcome:
Swedish Welcome AB, med kontor i Stockholm, ägs av föreningen Swedish Welcome som består av Västmanlands Kommuner och Landsting, Smålandsturism AB, Sörmlands Turismutveckling AB, Västsvenska Turistrådet och Destination Småland AB. Företagets arbete går ut på att skapa bättre gästupplevelser på ett sätt som bidrar till ett hållbart samhälle och att Sveriges position som turistland förbättras. Swedish Welcome har 14 anställda, av vilka åtta är rådgivare som finns i Stockholm, Göteborg, Gävle och Värnamo.
För mer information, vänligen kontakta:
Malin Jonolf
Ekonomi- och it-ansvarig
Swedish Welcome AB
Tel: 0735-07 40 60
E-post: Malin.jonolf@swedishwelcome.se
Sofia Lundberg
Marknadsansvarig
IT-hantverkarna
Tel: 0709-671506
E-post: sofia.lundberg@it-hantverkarna.se
Håkan Lindgren
Business Unit Manager
Acando
Tel: 08-699 71 72
E-post: Hakan.lindgren@acando.com
Fotograf: Marie Linnér
